In Deutschland werden elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zwischen inländischen Unternehmern bald verpflichtend sein. Mit dem im März 2024 von Bundestag und Bundesrat verabschiedeten Wachstumschancengesetz sind die gesetzlichen Grundlagen geschaffen worden.
Im Folgenden werden die wichtigsten Fragen und Antworten dargestellt.
Wer ist von der E-Rechnung betroffen?
Jeder Unternehmer muss ab 2025 technisch zum Empfang der E-Rechnung bereit sein. Unternehmer ist, wer nachhaltig Leistungen gegen Entgelt mit Einnahmenerzielungsabsicht ausführt. Hierzu gehören nicht nur Land- und Forstwirte, Gewerbetreibende oder Selbstständige, sondern unter anderem auch Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Die EU möchte für die Umsatzsteuer europaweit ein Meldesystem einführen, um den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen und insbesondere den Umsatzsteuerbetrug zu unterbinden. Es soll im Jahr 2028 nach dem bisherigen Zeitplan europaweit in Kraft treten. Grundlage für das Meldesystem ist eine elektronische Rechnungsstellung auf Unternehmerebene. In einigen EU-Ländern ist die E-Rechnung bereits im Einsatz – so zum Beispiel in Italien.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung als Standard entwickelt. Diese Norm ist in Deutschland gesetzlich festgeschrieben worden. Welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, bleibt unverändert. Natürlich kann auch weiterhin mittels Gutschrift abgerechnet werden, allerdings in diesem Fall zukünftig in Form der elektronischen Gutschrift.
Welches Format muss die E-Rechnung haben?
Bisher erfüllen bereits die sogenannte XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung die technischen Voraussetzungen. Die XRechnung enthält lediglich eine XML-Datei. Diese kann nicht ohne Weiteres am Bildschirm gelesen werden. Hierzu sind spezielle Viewer notwendig. Die ZUGFeRD-Rechnung hingegen kombiniert die XML-Datei mit einem PDF, das sich am Bildschirm lesen lässt. Hinweis: Ein PDF ist keine E-Rechnung – die XML-Datei ist maßgeblich.
Wer muss E-Rechnungen erstellen?
Schon bisher sind Unternehmer grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung ausführen. Erbringen sie diese Leistung an einen anderen Unternehmer (B2B-Leistung), sind sie zur Rechnungsstellung verpflichtet. Für das Ausstellen haben Unternehmer sechs Monate Zeit. Neu ist: Wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind, gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Wie wird die E-Rechnung übermittelt und empfangen?
Die Übermittlung der E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Hierfür kommt beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht. Für den Empfang reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Aufgrund des zu erwartenden Umstellungsaufwandes für die Unternehmen gibt es Übergangsregelungen:
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen, die nicht dem standardisierten Format entsprechen, bleiben zulässig (beispielsweise ein PDF). Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Jahresnettoumsatz von maximal 800.000 € erzielen, können diese Übergangsregelung auch im Jahr 2027 nutzen.
Für alle anderen Unternehmen gilt: Ab 1. Januar 2027 ist die E-Rechnung verpflichtend. Das gilt auch für Abrechnungen im Wege der Gutschrift. Hinweis: Bis Ende 2028 dürfen Rechnungen oder Gutschriften, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, genutzt werden, wenn die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) erfolgt.
Gibt es Ausnahmen?
Nicht betroffen sind Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 € sowie Fahrausweise. Eine weitere Ausnahme gilt für bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen. Hierzu gehört unter anderem die umsatzsteuerfreie Vermietung oder Verpachtung. Aber aufgepasst: Wenn die Vermietung oder Verpachtung freiwillig umsatzsteuerpflichtig behandelt wird, gilt auch insoweit die Pflicht zur E-Rechnung. Die häufig in der Praxis als Rechnung genutzten Miet- oder Pachtverträge entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Es müssen nach Ablauf der Übergangsregelungen in diesen Fällen E-Rechnungen erstellt werden, wenn sich inhaltliche Änderungen an den Verträgen ergeben. So äußerte sich kürzlich das Bundesfinanzministerium.
Weitere Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor.
Somit fallen grundsätzlich auch pauschalierende Land- und Forstwirte unter die Verpflichtung der Verwendung einer E-Rechnung bei B2B-Leistung. Für Kleinunternehmer könnte die Verpflichtung zu Erstellung von E-Rechnungen doch noch wegfallen. Das wird Ende November der Gesetzgeber nach derzeitiger Kenntnis mit dem Jahressteuergesetz 2024 entsprechend verabschieden.
Übrigens: Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Leistung) sind dauerhaft nicht betroffen.
Was muss der Empfänger einer E-Rechnung beachten?
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer zum Empfang der E-Rechnung bereit sein. Das gilt zum Beispiel auch für Kleinunternehmer, pauschalierende Land- und Forstwirte, Vermieter, Ärzte et cetera. Denn wenn ein Rechnungsaussteller die gesetzlichen Ausnahmen nicht erfüllt oder die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen die Empfänger bereits in der Lage sein, E-Rechnungen mindestens empfangen und archivieren, bestenfalls ergänzend elektronisch verarbeiten zu können.
Auswirkung der E-Rechnung auf den Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug ist an die XML-Datei geknüpft. Nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung berechtigt den Empfänger künftig zum Vorsteuerabzug. Der Papierausdruck einer E-Rechnung ist aus umsatzsteuerlicher Sicht nichts wert. Großes Augenmerk gilt daher der dauerhaften Archivierung sämtlicher empfangener E-Rechnungen.
Wie sollten sich Unternehmer vorbereiten?
Die Bereitschaft zur Veränderung der Arbeitsprozesse rund um den Rechnungseingang und Rechnungsausgang sollte Einzug in die Unternehmen halten. Prozessabläufe wie Rechnungsfreigabe, Zahlungen und Übermittlung an den Steuerberater sollten zwingend digitalisiert werden – gegebenenfalls mithilfe neuer Softwareprodukte unter Unterstützung eines IT-Dienstleisters.
Warum sind Stammdaten wichtig?
Neben der Schaffung der technischen Voraussetzungen ist die Qualität der Stammdaten (Kreditoren und Debitoren) für die erfolgreiche Implementierung und dauerhafte Nutzung der E-Rechnung von entscheidender Bedeutung. Stammdaten müssen stets aktuell sein. Nur mit dauerhaft gepflegten Stammdaten können E-Rechnungen versandt, empfangen, weiterverarbeitet und nach gesetzlichen Vorschriften archiviert werden.
So gelingt die Einführung der E-Rechnung im Unternehmen:
1. Informieren und planen
• Analysieren Sie zunächst Ihre internen Abläufe inklusive der Freigabe von Rechnungen und Weitergabe ans Steuerbüro.
• Informieren Sie sich über neue Softwareprodukte für den digitalen E-Rechnungsprozess.
• Benennen Sie alle Beteiligten und organisieren Sie Schulungen.
2. Rechnungseingang
• Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an und trennen Sie dabei immer private und betriebliche E-Mail-Konten.
• Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern Ihre neue zentrale Rechnungsadresse mit und ab wann Sie auf die E-Rechnung umstellen.
• Gewährleisten Sie die dauerhafte Archivierung der eingehenden Daten und Dokumente.
3. Rechnungsausgang
• Erkundigen Sie sich nach der E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang Ihrer B2B-Kunden und aktualisieren Sie gegebenenfalls Ihre Stammdaten.
• Prüfen Sie Ihre Software zur Rechnungsschreibung, eventuell sind Anpassungen notwendig.
• Achtung: Mit Word, Excel oder manuell verfasste Rechnungen sind künftig nicht mehr zulässig. Auch ein PDF ist keine E-Rechnung
4. Dokumentieren und verarbeiten
• Halten Sie den E-Rechnungsprozess für alle Beteiligten transparent, indem sie die Abläufe dokumentieren.
• Unterstützen Sie alle Beteiligten auch nach der Umstellung, gegebenenfalls durch weitere Schulungen. So kann im Zweifel Wissen bereitgestellt werden.
• Sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, um eine reibungslose Weiterverarbeitung der E-Rechnungen zu ermöglichen.
